Software per la conservazione

ABCoS: software per la conservazione sostitutiva

La Cirem Consulting ha sviluppato un software che permette la conservazione dei documenti a norma di legge.

Realizzato con tecnologia open source, sono disponibili tutte le funzioni necessarie alla selezione e firma dei documenti, con la produzione delle relative impronte da trasmettere all' agenzia delle entrate.

La firma utilizza l'algoritmo di crittografia SHA-256 e il file firmato prodotto è inbustato in un P7M, mentre i files marcati sono prodotti come M7M.

La caratteristica principale è quella di essere un software open source per la conservazione sostitutiva dei documenti, semplice da utilizzare ma nello stesso tempo sicuro ed affidabile. Esso è composto da due applicazioni di seguito descritte:

Archiviatore


Esiste la possibilità di importare i documenti per i quali si desidera procedere alla conservazione manualmente inserendo tali voci documentali tramite l'interfaccia software.

Serve per consultare la lista di tutti i lotti necessari alla conservazione inseriti filtrando la loro ricerca attraverso vari criteri facilmente impostabili tramite caselle a scelta combinata.Di ogni lotto visualizzato sono evidenziate le informazioni principali e lo stato.

La funzione principale di questo pannello è la chiusura dei lotti, ossia l'applicazione di firma e marca temporale, quindi la produzione di un file di chiusura che conterrà sia l'hash che i dati documentali dei files presenti nel lotto.

E' possibile quindi selezionare se marcare ogni singolo file oppure solo il lotto, semplicemente spuntando una casella a scelta: sarà cura del software archiviare tutto in maniera normativamente valida, pronta per la consultazione in caso di verifiche fiscali.

Questo pannello consente la navigazione nei files archiviati, siano essi marcati o meno, scegliendo tra due modalità di visualizzazione: quella tabellare, con la loro visualizzazione e le loro proprietà, oppure quella gerarchica, con la struttura classica.

Anche in questo caso è possibile applicare dei filtri (attivabili intuitivamente da caselle a scelta combinata) per la ricerca rapida.Da qui si possono cancellare files (che non appartengono a un lotto chiuso) o anche spostarli in un altro lotto (che dev'essere ancora aperto). Il software non consente per ovvie ragioni, di apportare modifiche a lotti che siano già stati chiusi e marcati.

Da qui sono visualizzati solo i files che appartengono a lotti chiusi e marcati. Tramite le stesse opzioni del pannello precedente, il software permette di selezionare i filtri di ricerca e quindi di esportare su file system i files del lotto. Da questo pannello è anche possibile la consultazione del file di chiusura in formato XML.

Il pannello consente all'utente di impostare tutte le voci predefinite quali: i percorsi di input e di output, la tipologia di esportazione, i giorni di scadenza dei lotti, e anche le impostazioni per l'accesso al provider di marcatura temporale. Inoltre è possibile accedere al pannello per la gestione (inserimento e cancellazione) delle categorie documentali.


Lettore


Il lettore è un semplice e intuitivo visualizzatore, che si lancia come applicazione indipendente dall'archiviatore ma che accede alla stessa base dati. Assai utile per consultare rapidamente i files marcati in caso di verifica fiscale.La lista visualizzata può essere filtrata in modo potente e rapido tramite il pannello dei filtri, in cui è possibile selezionare uno o più filtri di ricerca.

I risultati mostrati possono essere visualizzati in dettaglio ed esportati su file system (nella cartella impostata con l'archiviatore) e su di essi può essere verificata la firma e la marca temporale semplicemente selezionadoli e utilizzando il tasto "Verifica Firma". In questo modo, se l'utente ha installato un'applicazione quale Dike o similari, associata ai files P7M e M7M, sarà automaticamente aperta tale applicazione col file selezionato per la verifica.In modo analogo potranno essere verificati i files di chiusura dei lotti, firmati e marcati temporalmente.