Il Responsabile della Conservazione

Il responsabile della conservazione è una figura professionale che certifica, implementa e monitorizza ,secondo quanto specificato dal CNIPA (delibera n.11 del 2004) , le operazioni di seguito illustrate:

  • Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema in base alla tipologia dei documenti (analogici o informatici);
  • Redige e gestisce il Manuale aggiornandolo periodicamente se necessario;
  • Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità anche per consentire l’esibizione di ciascun documento;
  • Verifica il funzionamento corretto del sistema e dei programmi di gestione;
  • Adotta tutte le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
  • Definisce e trascrive tutte le procedure di sicurezza che permettono di rispettare le norme che regolano l'apposizione del riferimento temporale
  • Assicura che sia presente un pubblico ufficiale in tutti quei casi in cui sia previsto il suo intervento;
  • Verifica, con cadenza periodica (non superiore ai cinque anni), la leggibilità effettiva dei documenti, provvedendo, quando sia necessario al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

Inoltre per i documenti fiscali, il Responsabile è tenuto, se espressamente delegato dal contribuente, a trasmettere all’Agenzia delle Entrate una comunicazione contenente l’impronta dell’archivio informatico, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

Le attività sopra descritte possono essere svolte con personale interno alla società , e quindi siamo in grado di fornire la formazione di tale figura, oppure ove richiesto mettiamo a disposizione dei nostri clienti un nostro consulente esperto in materia.